Diferencias entre proceso y procedimiento

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Diferencias entre proceso y procedimiento. Muchas personas tienden a confundir estos conceptos, que eventualmente tienen relación entre sí, pero que al analizar su definición se diferencian el uno del otro.

Primeo vamos a explicar que es un proceso, o proceso productivo, específicamente. Este concepto fue nombrado por primera vez en la norma ISO 9001 2000, con el nombre de gestión de procesos. Este puede ser aplicado en cualquier sector comercial.

Se trata del conjunto de actividades relacionadas entre sí, y que se llevan a cabo para lograr un producto terminado, un proceso global puede tener incorporados varios pequeños procesos, y cada uno de ellos recibe en su entrada un producto o insumo y lo transforma en algo terminado o una salida. Dentro de un proceso globalizado suelen trabajar varias personas en equipo en conjunto a maquinarias que realizan labores en forma paralela. Todo proceso debe tener una entrada y salida identificada de forma clara.

Ahora hablaremos de lo que trata un procedimiento. Cuando hablamos de procedimiento nos estamos refiriendo a la descripción y funcionamiento de las etapas o pasos que deben realizarse para llevar a cabo un pequeño proceso dentro del proceso global. Se debe aclarar que no necesariamente los procesos deben contar con un procedimiento preestablecido, es decir, estos dos conceptos tienen relación entre sí, pero no dependen el uno del otro.

En el fondo estos dos conceptos se diferencian en gran medida, uno de ellos está inmerso dentro del otro, aunque no necesariamente, por lo general los procesos se estandarizan bajo normas, la más usada es la ISO 9001, y los procedimientos se definen y especifican todas sus etapas antes de llevarlos a cabo.

Un procedimiento bien hecho puede mejorar en gran medida un proceso, y así reducir los tiempos, que pueden ser de producción, de administración o cualquier otro tipo de actividades relacionada con el área productiva o comercial.

diferencias entre proceso y procedimientoUn concepto importante es saber si es necesario documentar un procedimiento, bajo la norma ISO 9001 del año 2008 era necesario documentar algunos tipos de procedimientos para cumplir con el sistema de gestión, pero luego, 7 años después, la norma ISO 9001 2015 dice que no es necesario la documentación de ningún procedimiento, y desde ahí la responsabilidad o la necesidad de documentar un procedimiento para acelerar un proceso es opcional por parte de la empresa.

Es muy importante identificar cuando se necesita que un procedimiento vaya acompañado de un proceso, generalmente cuando este último es crítico dentro de un proceso global, ya sabiendo todo esto, cada cual definirá si es necesaria la documentación del procedimiento para asegurar estándares de calidad.

Otra diferencia muy importante entre proceso y procedimiento es que los procesos están enfocados al logro de objetivos específicos, al cumplimiento de metas, mientras que los procedimientos son acciones que hay que seguir paso a paso para poder completar de forma efectiva una tarea.

Para dejarlo más claro, un proceso es algo dinámico, en el que se pueden presentar variaciones y para ello ocupar distintos procedimientos, mientras que estos últimos son pasos estructurados con un modelo rígido.


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